تقوم فلسفة إدارة المعلومات والتوثيق على الترابط والتكامل؛ وفي صندوق الضمان الإجتماعي تتولى إدارة المعلومات والتوثيق توفير معلومات كاملة وسليمة في الوقت والمكان المناسب دعماً لصنّاع القرار داخل الصندوق.
ولتسليط الضوء على أهمية هذه الإدارة والتعريف بها وبأقسامها ووحداتها وطبيعة عملها، كان لإدارة الإعلام والتوعية بصندوق الضمان لاجتماعي لقاء مع مدير الإدارة أ. مصطفى العبار والذي حدثنا عن الادارة وطبيعة عملها قائلا: في السابق إدارة المعلومات والتوثيق كانت إدارة شاملة لعدة تخصصات قسم التقارير قسم المعلومات وقسم الإحصاء وقسم الأرشيف، وطبيعة العمل حسب الهيكل التنظيمي هو أرشفة قواعد البيانات وإحصاءها وإعداد تقارير عنها؛ فالأرشيف الضماني يعود بنا إلى زمن دخول الحاسب الآلي في تسعينات القرن الماضي.
س: الحديث عن إدارة بحجم إدارتكم يغري فضولنا للسؤال عن عدد اللجان المنبثقة عنكم؛ وأسمائها؟
لجان كُثر مثلت عضويتها إدارة المعلومات والتوثيق ولعلاّ أهمها (لجنة استكمال وتصحيح البيانات) لاتصالها الوثيق بطبيعة عمل الإدارة.
س: ما الدور الذي تلعبه إدارة المعلومات والتوثيق لصالح المؤسسة الضمانية؟
داخلياً نجمع ونحصي ونطابق إحصاءات شهرية لأربع وعشرين فرعا نتعامل بشكل شهري كمعاشات ضمانية تجاوزت (400000) معاش.
كما أن عمل إدارة المعلومات والتوثيق يُعدّ انعكاساً لنشاط المؤسسة وآلية تعاملها مع الجهات الخارجية كمصرف ليبيا المركزي ووزارة الشؤون الاجتماعية والرقابة لكونها مصدر المعلومات والأرقام والبيانات.
س: للإدارة نمطان إحصائيان شهري وآخر سنوي حدثنا عنهما؟ وما الفرق بينهما؟
جرت العادة باعتمادنا النمط الشهري ولكننا تيقنّا أن بعض البيانات ليست بحاجة للتقارير شهرية؛ ولهذا السبب أصبح اعتمادنا على النمط الفصلي أو الجزئي لا الشهري.
أما التقارير السنوية أو التقرير الختامي فهي تحال إلى الإدارة العليا مشتملةً على كل التفاصيل لاعتمادها من قبل رئيس مجلس الإدارة والمدير العام؛ وقد سرى هذا الأمر بإرسال التقارير السنوية لعامي 2019م و 2020م.
س: خلال عام ـ متى يكون وقت الذروة بالنسبة لعمل إدارة المعلومات والتوثيق؟
مع بداية كل شهر ميلادي وإلى منتصف الشهر يكون وقت الذروة بطبيعة عمل الإدارة؛ فالمعاشات يجب أن تكون مودّعة في العاشر من كل شهر لدى المصارف الليبية.
س: هل سبق للإدارة التوأمة مع إدارات أخرى في ورش عمل أو اجتماعات رسمية؟
نعم؛ كانت لنا توأمة في ورشة عمل جمعتنا بالمركز الاكتواري وعدد من الأقسام في الفروع؛ بالإضافة إلى ورش عمل أخرى واحدة في فندق (تيبستي) وأخرى في فندق (باب البحر) وخرجنا بنتائج جيدة.
س: هل لديكم خطة عمل سنوية تسير مهام الإدارة وفقها؟
مؤكد أن مهامنا تسير وفق هيكلية معتمدة فلكل قسم مهامه الموكلة له؛ فكما أسلفنا سابقاً كنا نتعامل مع البيانات والإحصاءات الورقية وحالياً نتعامل مع قاعدة البيانات المستخرجة من المنظومة؛ وأخيراً تم استخدام (الجرفيك) لمواكبة التطور والميكنة.
س: ما العائق الذي يقف حجر عثرة أمام عملكم لتقوموا بدوركم على أكمل وجه ـ لا نتحدث عن عراقيل مادية؟
لا توجد عوائق أو عراقيل؛ فالأمور تسير على ما يرام؛ ولكن ما يعرقل عمل إدارتنا هي أمور خارجة عن إرادتنا كتأخر استجابة بعض الفروع أو الإدارات مما يؤثر على عملنا بشكل سلبي فلدينا عامل الوقت مهم جداً وليس الجميع مدركاً لأهمية هذا الأمر الوقت فصحة البيانات وتصنيفها (وزارات ـ شركات وطنية وأجنبية ـ عسكريين وغيرهم) يشكل زخماً كبيراً في المعلومات وفي أحيان كثيرة نتجه إلى الإدارة المختصة لتوضيح صحة البيان من عدمه.
س: من خلال رئاستك لهذا التكليف أتعتقد أن هناك تكتم في الإفصاح عن المعلومات؟
قد نواجه مشكلة فقدان معلومة ما؛ ولا نعوض فقدها إلاّ بشقّ الأنفس؛ وذلك لما نلاحظه من إشكال بين أقسام المعلومات بالفروع وباقي الإدارات وهذا الإشكال يكمن في تسأل الإدارات عن علاقة إدارة المعلومات بمنظومة البيانات وهذا إن دلّ فإنه يدل على جهل بعض الإدارات بطبيعة عمل إدارة المعلومات التي تعتمد في صميم عملها على البيانات.
س: ما العلاقة التي تربط إدارة المعلومات والتوثيق بباقي الإدارات ـ إجابتك تحدد مدى قرب وبعد كل إدارة عن مجال عملكم اليومي؟
تعتمد إدارتنا في التعامل بالدرجة الأولى مع إدارة المعاشات والمنافع وإدارة التقاعد العسكري وإدارة التسجيل والاشتراكات لأنها إدارات تنتهج في عملها البيانات وهذه البيانات تتغير بشكل ملحوظ وتأتي بعدها إدارة الشؤون الإدارية والخدمات وأخيراً وليس آخراً إدارة الشؤون المالية.
س: هل تجدون تداخلاً بين نشاط إدارتكم ونشاط إدارات أخرى؟ أي هل تعتقد بأن ثمّة نشاط أخر تديره إحدى الإدارات وتظن أنه من صميم عملكم؟
نعم، كان هناك تداخل في طبيعة عمل إدارة المعلومات والتوثيق مع قسم الدعم الفني وبعد فصل القسم عن الإدارة ورفعه إلى إدارة حدثت عدة مراسلات وكانت في الاتجاهين لتحديد مهام كل إدارة حتى لا نقع في هذا التداخل مجددا.
فكان للدعم الفني: (أمن معلومات وحمايتها وتصميم الشبكات وتوفير نظام وصول المعلومات)
وبقي تخويلنا كما هو: (توثيق البيانات وإحصاءها وتبويبها وحصرها وإعداد التقارير عنها من داخل النظام) وبناء عليه خلق التعاون مثمر بين الإدارتين فنحن نقدر ظروفهم ونثق في تعاونهم معنا ودائماً ما نصل في نهاية المطاف إلى نتيجة مرضية.
س: كيف تعاملت إدارتكم مع أزمة كورونا؟ وكيف قسمتم مهام الإدارة بعدد قليل من الموظفين في ظل إتباع الخطة الاحترازية لمكافحة الأزمة؟
أخذنا بجميع التعليمات الصادرة عن اللجنة الطبية بعين الاعتبار من حيث استعمال الكمامات واستعمال المعقم اليدوي (الكحول الطبي) والاقتصار على عدد قليل من الموظفين مع مراعاة التباعد بينهم، فاعتمدنا على عدد قليل من موظفي الإدارة في الفترة من شهر فبراير 2020 حتى شهر يوليو 2020 ليعود الوضع الطبيعي مع توفير كافة الاحتياطات ومراعاة ظروف البعض في حال التغيب.
أجمل ما كان مميز في تلك الفترة هي اكتشاف مدى طبيعة الموظفين من حيث حرصهم واهتمامهم وانتمائهم لوظائفهم، فكانت تلك الفترة أكثر الأوقات إنجازاً بروح التعاون.
س: كلمة أخيرة؟
ختاماً: أشكر إدارة الإعلام والتوعية على جهودها الرائعة بتسليط الضوء على إدارة المعلومات والتوثيق وكذلك الجهود المبذولة مع باقي إدارات الصندوق وإظهار دورها الفاعل في الصندوق.
